Directeur des Exploitations Secteur

Le poste prévoit l'accompagnement de 16 établissements situés en région Rhône-Alpes, PACA et Occitanie. 

SITUATION DANS LA HIÉRARCHIE

Le/La Directeur/Directrice des Exploitations Secteur (DES) dépend directement de la Directrice des Opérations.

OBJECTIFS DU POSTE

Le/La DES est responsable de l’organisation globale des exploitations de son périmètre avec pour objectifs principaux de garantir la sécurité de tous, la satisfaction de la clientèle, le respect des procédures d’exploitation et du budget prévisionnel qu’il contribue à construire (structure RH, investissement, ...).

Le/La DES met en place et fait appliquer l’ensemble des procédures d’exploitation dans un strict respect des différentes réglementations impératives, internes à chaque structure située dans son périmètre d’action.

Il/Elle incarne les valeurs du Groupe et les véhicule au sein de son secteur, participe à la mise en œuvre de la stratégie du groupe (expérientiel) et représente la société si besoin lors des Assemblées Générales de copropriétaires.

Il est garant :

• De la mise en place des fondamentaux liés à la propreté et au bon maintien du site. Du bon fonctionnement global des établissements dont il assure la supervision avec 3 priorités absolues : sécurité, satisfaction client et budget.
• Du respect de la réglementation, de la sécurité et de la participation à la définition des travaux sur site et de leur suivi.
• De la bonne application des procédures liées aux exploitations et de la bonne utilisation des applications et logiciels du Groupe par les équipes locales
• Du bon interfaçage entre résidences et siège et de l’adéquation entre les exigences opérationnelles et la politique générale du Groupe
• De la qualité et de la cohérence des services et prestations proposés par les sites avec l’offre commerciale de Vacancéole afin de diffuser une image de marque positive.
• Du respect des budgets alloués pour chaque exploitation.
• De la qualité des relations privilégiées avec les syndics et propriétaires
• De la mise en place des process RH visant à identifier les talents et à développer les compétences et la performance de son équipe.

 

MISSIONS

• Pilotage de son activité

Mettre en place pour chacune des missions listées dans cette description de poste un processus de suivi, d’alerte et des indicateurs de performance.

Interagir de façon structurée avec les responsables d’exploitation à distance et en présentiel et les informer de ses absences et des modalités de sa délégation dans ce cadre.

Se déplacer sur site tous les deux mois minimum (à l’ouverture, à la fermeture du site et en milieu de saison). Se déplacer également sur site en cas d’urgence. Être en mesure, le cas échéant, de participer à toutes les activités des sites, selon ses capacités et besoin de l’activité. Être joignable en période de haute saison (jour des arrivées/départs...) et répondre aux demandes des responsables de sites dont il a la supervision.

Interagir de façon structurée avec les interlocuteurs du siège (RH, comptabilité, commercial, qualité) et les informer de ses absences et des modalités de sa délégation dans ce cadre.
Mettre en place un reporting structuré vis-à-vis de la Direction et des services du siège, grâce notamment aux rapports de visite.

 

• Réglementation, hygiène et sécurité

Le DES a pour mission de mettre en place les mesures visant à l’application des réglementations et des procédures du groupe sur les sites, de contrôler leur exécution et de mettre en place les actions correctives si besoin.

Mettre en place et garantir la tenue des formations (délivrées ou non par des organismes extérieurs) hygiène et sécurité obligatoires et recommandées ainsi que des recyclages sur les sites.

Dans ce cadre, il doit (liste non exhaustive) :
- S’assurer de la tenue à jour des registres de sécurité et incendie et les carnets obligatoires (balnéo-jacuzzi, piscine, jeux enfants, buanderie, relevés frigorifiques, normes en vigueur). Y faire apparaître les actions correctives mises en œuvre et les mentions obligatoires.
- S’assurer du passage obligatoire de tous les organismes de contrôle (installation électrique, légionnelle, aire de jeux d’enfants, ascenseur, conformité ERP, conformité incendie, extincteurs, piscine...) et mettre en place les actions correctives relatives aux prescriptions signalées dans les rapports.
- S’assurer du respect de l’affichage obligatoire relatif aux réglementations d’exploitation, en français et en anglais (ex : espace bien-être, piscine, lits superposés, affichage des prix, classement préfectoral, numéros d’urgence...).
- S’assurer de l’existence, de la mise en place et de la bonne exécution des contrats de maintenance obligatoires.
- S’assurer de la bonne utilisation des véhicules de service, des voiturettes électriques et des tondeuses auto-portées, suivi du carnet de bord, de l’existence des contrats et de l’effectivité des formations.
- Anticiper, préparer, et animer les commissions de sécurité avec obligation de résultat.

Se mettre en relation avec la copropriété/syndic, s’assurer que les dispositifs de sécurité les concernant sont en place. Formaliser en cas de manquement. Pallier les défaillances de la copropriété/syndic le cas échéant.

 

• Finance / Budget

Avant la clôture annuelle (au plus tard le 31 octobre) en vue du nouvel exercice comptable :

-  Etablir un état des lieux annuel ainsi qu’un plan d’actions chiffré concernant les investissements par ordre de priorité (investissements urgents et nécessaires à la satisfaction client et à l’obligation de sécurité).

-  En relation avec la Direction, le CDG et les RH, établir le budget de la masse salariale de son secteur.

-  En relation avec la Direction et le CDG, établir le budget annuel des coûts de fonctionnement (fournitures, travaux de petits entretiens, ...) de son secteur

Mettre en place un suivi des investissements, des budgets de masse salariale et de fonctionnement. S’assurer de la réalisation annuelle de l’inventaire des résidences pour l’ensemble des sites.
Faire respecter par les responsables de site les procédures comptables et financières.

 

• Qualité

Etre garant du respect de l’identité de la marque et des engagements envers le client.

Supprimer toutes références aux anciens gestionnaires et superviser la mise en place de la signalétique du groupe.

Co-construire avec les services qualité et marketing, mettre en place et faire respecter les standards qualité du Groupe. (ex : propreté, accueil client, entretien, sécurité,...).

S’assurer du bon fonctionnement des outils informatiques, téléphoniques et internet.

Du fait de ses fonctions au sein du collectif DES, en collaboration avec le service qualité, le DES :

-  Identifie les points de dysfonctionnements en temps réel lors de ses visites sur site et en fonction des retours qualité

-  Construit conjointement avec les responsables de site un plan d’actions correctif et s’assure de sa mise en œuvre sur le terrain

-  S’assure que les mesures correctives sont évoquées lors de la réunion hebdomadaire obligatoire organisée par le responsable de site, dans le but de les mettre en œuvre avec effet immédiat.

Valider les demandes formulées par les Directeurs ou autre services (étude de relogement, changement de typologie, changement de descriptif, mise hors-vente, politique commerciale...)

Co-construire, animer et piloter les « challenges qualité » à destination des exploitations dans le strict respect des valeurs du Groupe.

Contribuer, garantir la mise en place, et l’optimisation des procédures d’exploitation. Participer à l’évolution des procédures qualité du groupe.

 

• Gestion de sinistres

S’assurer de la bonne gestion des dossiers nécessitant une déclaration de sinistre, touchant tout autant les parties collectives que privatives auprès de l’assurance :

-  Identification du sinistre et de son périmètre réel

-  Evaluation du degré d’urgence de l’intervention (impact sécurité, impact économique, impact commercial, satisfaction client)

-  Déclaration du sinistre auprès de l’assurance par l’intermédiaire de l’assistante de Direction

-  Obtention des devis

-  Validation des travaux par la Direction (assistante de Direction)

-  Suivi et réception des travaux

-  Reporting en fin de travaux afin de clôturer le dossier, auprès de l’assistante de direction S’assurer de la remise en vente des appartements dans les délais les plus brefs.

 

• Engagements de dépenses

1. Investissements :

• • Identifier le besoin et rédiger le cahier des charges avec le Responsable de site et mettre en place un appel d’offres dans le respect du budget,
  • Obtenir la validation de la direction,
  • Veiller à la planification et au bon suivi des interventions,
  • S’assurer de la bonne réception des interventions,
  • Faire respecter la procédure en rapport avec les investissements.

2. Achats autres que les investissements et hors mercuriales :

S’assurer de la pertinence du besoin et faire respecter les procédures de mise en concurrence et  administratives.

3. Contrats nationaux avec mercuriales :

• • Veiller au respect des conditions négociées avec les fournisseurs, et mettre en place un plan d’actions correctif en cas de non-respect,
  • Développer de nouvelles Mercuriales en lien avec le collectif DES

 

• Commercial

Vérifier et contrôler :

• les plannings de réservation et des logements vacants.
• la pertinence du blocage des logements des sites et le plan d’action du Responsable de site en vue de la remise en vente.

Suivre l’implication du Responsable de site au niveau local sur le développement des longues durées – suivi du plan d’action commercial.

Superviser la constitution des dossiers pour les obtentions de labels, classement ou norme. Accompagner les Responsables de sites dans le développement des ventes sur place. Valider la « carte d’identité d’exploitation » de chaque structure.

 

• Management

Respecter et faire respecter la charte managériale du Groupe
Participer aux recrutements des responsables de site, concevoir leur plan d’intégration (RDV avec équipe siège, formation ,...) et les accompagner dans leur prise de poste notamment en se déplaçant sur site.
Organiser ou/et délivrer les formations sur les outils et les procédures du Groupe en fonction des besoins afin de développer les compétences et la maitrise des outils par ses équipes.
S’assurer de la formalisation du rapport de fin de saison par le responsable de site
Mettre en œuvre les processus RH de développement et de performance des Responsables de site :
- Evaluation de la performance (entretiens obligatoires, entretien de bilan de fin de saison, suivi réguliers et ritualisé, mise en œuvre de plans d’actions...)
-  Entretiens professionnels
-  Plan de formation (remontée des besoins des équipes et suivi de la réalisation des actions de formation)
-  Mettre en œuvre le process de gestion des talents
-  Superviser le bon fonctionnement des sites écoles :

Co-construire le parcours de développement et les contenus des formations, o Identifier des formateurs référents
Mettre en place avec les RH le parcours de formation de formateurs. o Programmer les sessions de formation et s’assurer de leur bon déroulement
S’assurer de la qualité des recrutements, de l’intégration et des formations de l’ensemble des collaborateurs de son secteur, en relation étroite avec le service RH.
Identifier et développer les talents
Avec l’accompagnement des Ressources Humaines et de sa hiérarchie, le DES, en vertu de son pouvoir disciplinaire, peut sanctionner un salarié sur son périmètre en cas d’irrespect des règles fixées dans son contrat de travail ou dans le règlement intérieur.

 

• Procédures et réglementation RH

Le DES a pour mission de mettre en place les mesures visant à l’application des réglementations et des procédures du Groupe sur les sites, de contrôler leur exécution et de mettre en place les actions correctives si besoin. Dans ce cadre, il doit :
-  S’assurer du respect de la durée légale du travail (RTT, application du CFJ, envoi régulier au service RH).
-  S’assurer d’une gestion correcte des compteurs temps.
-  S’assurer de la mise en place des visites médicales, et de la bonne tenue du registre du personnel.
-  S’assurer de la conformité de l’affichage obligatoire.
-  S’assurer du respect des règles d’hygiène et de sécurité.
-  S’assurer de l’utilisation systématique de l’outil de validation et de gestion administrative des contrats.
- Mise en place, avec le service RH, des procédures de contrôle et d’alerte sur les points suivants :

• • Gestion et optimisation du planning de travail de l’ensemble du personnel.
  • Valider les demandes d’absence en lien avec le service RH.

Superviser la mise à jour du DUER (Document unique d’Evaluation des risques) et la mise en place des plans de prévention.

Nous recherchons avant tout des talents engagés et volontaires, mais voici quelques qualités qui pourraient renforcer l'intérêt porté à votre candidature.   

• Une expérience significative dans la gestion d’établissements touristiques
• Des capacités et du goût pour le management et le travail en équipe
• De la rigueur, de l'organisation, de l'esprit de synthèse
• Une bonne capacité d'adaptation
• Une aisance avec les outils digitaux
• Un bon niveau de mobilité (déplacements fréquents)